Per le note spese dei dipendenti in trasferta, è possibile, a seguito di dematerializzazione, procedere alla contestuale distruzione delle versioni cartacee esclusivamente dei ''documenti analogici non unici'', cioè delle fatture e dei documenti emessi da soggetti esteri UE. Diversamente, in assenza di intervento di un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, sarà preclusa la distruzione delle versioni cartacee dei ''documenti unici'' e, dunque, nella fattispecie prospettata, dei giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra UE).